Mariana Macedo Macedo

Jefa de la Unidad Técnica para la Administración del Personal Electoral

Las instituciones públicas del siglo XXI se centran en procesos eficientes y transparentes que permiten a los beneficiarios de los servicios o productos, contar con la certeza de que las actividades que realizan, se desarrollan bajo criterios que aseguran el adecuado uso de los recursos y el logro de los objetivos para los cuales fueron creadas. Dentro de este contexto la adopción de Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) que antes se consideraban de uso exclusivo de la iniciativa privada, toma gran relevancia.

Los SGC integran una serie de actividades interrelacionadas cuyo objetivo final es mejorar la efectividad de una organización en la generación de productos o servicios. Todos los SGC están respaldados por un sistema documentado que especifica responsabilidades, procesos, insumos y resultados, que permite a las organizaciones identificar, monitorear y medir sus procesos; la adopción de la Norma ISO 9001 permite garantizar mediante una certificación que se expide a las organizaciones que cumplan los requisitos, el cumplimiento de acciones mínimas de calidad.

La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) es una entidad no gubernamental, con autoridad a nivel mundial en materia de creación y publicación de normas y estándares internacionales de calidad. Su función principal es promover la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel mundial. La ISO está integrada por los institutos de normas nacionales de 159 países, con una Secretaría Central que coordina el sistema.

La dinámica mundial ha llevado a la Organización Internacional para la Estandarización a buscar constantemente dentro de su propio proceso de mejora continua, la adecuación de las normas ISO, haciéndolas más eficientes y centrándolas más en la productividad y el enfoque al cliente. Para el caso del Instituto Electoral del Estado de México, concretamente para lo que hoy en día es la Unidad Técnica para la Administración de Personal Electoral (UTAPE), la Norma fue adoptada a partir del 2006, es decir, se cuenta con procesos certificados para esta área desde hace 12 años.

Proceso evolutivo:

La primera certificación se hizo en la otrora Dirección del Servicio Electoral Profesional (DSEP) bajo la norma vigente en ese momento que era la ISO 9001:2000, pasando posteriormente por la ISO 9001:2008, hasta recientemente haber migrado ya como UTAPE a la ISO 9001:2015.

Para la obtención de la certificación, las organizaciones deben ser auditadas por entidades certificadoras, al inicio se realizan pre auditorías, posteriormente la auditoría de certificación, así como auditorías anuales de seguimiento y cada tres años que es la vigencia del certificado, una auditoría de recertificación; todas ellas auditorías externas, que en el caso de la DSEP y ahora UTAPE las ha realizado la empresa certificadora American Trust Register, S.C.

Los beneficios que ha traído este sistema de gestión de la calidad, soportado bajo la Norma ISO 9001, han sido numerosos entre los que se podrían destacar:

• Procedimientos documentados de las actividades realizadas;
• Realización de actividades bajo un criterio definido;
• Estandarización de procedimientos;
• Requisitos mínimos de calidad en cada actividad;
• Procesos de mejora continua al realizar análisis de las actividades efectuadas, en el seno de las reuniones del comité de calidad;
• Capacitación permanente al personal responsable de los procesos certificados;
• Medición de resultados;
• Mejoras en los procedimientos derivados de la retroalimentación en los análisis realizados;
• Evaluación del desempeño de los líderes de los procesos; y
• Vigilancia del apego a la normatividad legal y administrativa vigente.

Los resultados administrativos han sido muy satisfactorios, además, todos ellos derivados de procedimientos sujetos a estándares internacionales, mismos que adquieren un valor superior si se traducen en beneficios para los clientes o usuarios (ciudadanía, partidos políticos y áreas internas del Instituto) intermedios y finales de las actividades que se realizan, logros que se ven impactados en el desarrollo de procesos electorales que son garantes del sufragio de los ciudadanos.

Por último, considero que haber adoptado un sistema de gestión de la calidad en la UTAPE del IEEM soportado bajo la Norma ISO 9001, ha constituido un caso de éxito al interior del propio Instituto, ya que otras unidades administrativas siguieron el camino recorrido por la UTAPE: la Unidad Técnica de Fiscalización, la Unidad de Informática y Estadística y el Centro de Formación y Documentación Electoral, áreas también certificadas actualmente, y esto ha contribuido a fortalecer el actuar institucional.

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